Bevor Sie eine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIDNr) bei innergemeinschaftlichen Umsätzen verwenden, sind Sie verpflichtet, die Gültigkeit dieser UStIDNr zu prüfen und das Ergebnis der Prüfung zu dokumentieren. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil der umsatzsteuerlichen Pflichten im Rahmen des europäischen Binnenmarktes.
Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie dabei beachten sollten:
Prüfung der UStIDNr: Die Überprüfung der Gültigkeit der UStIDNr kann über das sogenannte VIES-System (VAT Information Exchange System) der Europäischen Kommission erfolgen. Über dieses System können Sie feststellen, ob die UStIDNr des Geschäftspartners gültig ist und ob dieser im jeweiligen Mitgliedstaat umsatzsteuerlich erfasst ist.
Dokumentation der Prüfung: Es ist nicht nur wichtig, die Gültigkeit der UStIDNr zu prüfen, sondern auch, das Ergebnis dieser Prüfung zu dokumentieren. Dazu sollten Sie das Datum der Überprüfung, die geprüfte UStIDNr sowie das Ergebnis (gültig/ungültig) aufzeichnen. Diese Dokumentation ist Teil Ihrer Buchführungsunterlagen und kann im Falle einer Prüfung durch die Finanzbehörden erforderlich sein.
Rechtliche Konsequenzen bei Nichtbeachtung: Wenn Sie eine ungültige UStIDNr verwenden, können Sie in Schwierigkeiten geraten. Zum Beispiel könnten die Finanzbehörden den Vorsteuerabzug verweigern oder die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen nicht anerkennen. Daher ist die sorgfältige Überprüfung und Dokumentation entscheidend.
Durch die Einhaltung dieser Schritte stellen Sie sicher, dass Ihre innergemeinschaftlichen Geschäfte ordnungsgemäß und rechtskonform abgewickelt werden.
Wir haben in ISEntial eine Funktion implementiert, die es ermöglicht, ausländische UStIDNrn über einen einfachen Dialog zu prüfen. Das Prüfergebnis wird dabei automatisch und unveränderlich in der Datenbank gespeichert. Im Folgenden erläutern wir kurz die Vorgehensweise.
