5.2.2.4.1. Zahlung von Kreditoren
Fällige, offene Posten können durch ISEntial zur Zahlung vorgeschlagen werden. In dem Bereich ALLGEMEINES | STAPELVERARBEIT. | CLEARING | KREDITOREN finden Sie die Stapelverarbeitung "Automatisch Zahlungen erstellen". Diese Stapelverarbeitung berücksichtigt folgende offene Kreditorenposten:
- Rechnungen
- Gutschriften
- Zahlungen (Vorauszahlungen, Überzahlungen, etc.)
Beachtet werden nur Kreditoren mit dem Merkmal Zahlungsform = „Bank“.
Beachtet werden nur fällige Posten, deren Merkmal Abwarten nicht gesetzt ist.
Es können auch noch nicht fällige Posten aufgenommen werden, deren Skontodatum es in Verbindung mit dem Zahlungsdatum erlaubt, Skonto abzuziehen.
Übersteigt dabei die Summe der Forderungen aus Gutschriften und Zahlungen die Summe der Verbindlichkeiten aus Rechnungen, wird abhängig von der Einstellung der Workheuristic 2/5 trotzdem bezahlt, indem die überschüssigen Gutschriften und Zahlungen entfernt werden oder aber der Kreditor gar nicht in dem Zahlungslauf aufgenommen wird.
Darüber hinaus kann man sich die fälligen Zahlungen noch nach Prioritäten abgegrenzt vorschlagen lassen. Somit kann sichergestellt werden, dass abhängig von der Liquidität zunächst die wichtigsten Rechnungen bezahlt werden.
Kreditorenposten, welche bereits in einer anderen Zahlungskladde aufgenommen wurden, werden nicht ein weiteres Mal zur Zahlung vorgeschlagen, um Doppelzahlungen zu vermeiden.
Sie können sich nun an folgendem Ablauf orientieren:
1. Automatisch Zahlungen erstellen
Sie müssen als Ziel für den Zahlungsvorschlag eine Zahlungskladde angeben. Diese Kladde darf noch keine Zeilen enthalten. Die Auswahl mit der Taste F6 im Feld Buchungskladdenname erleichtert Ihnen die Auswahl, indem die Anzahl der in der jeweiligen Kladde enthaltenen Zeilen angezeigt wird. Nur Kladden mit 0 Zeilen sind auszuwählen.
Standard werden Kreditorenposten, welche mit einer Zahlungsbedingung mit dem Merkmal Abbuchung = „Ja“ erstellt wurden, nicht zur Zahlung vorgeschlagen. Sollten Sie dies trotzdem wünschen, muss die Option abgewählt werden.
2. Kontrolle der Zahlungen
Es empfiehlt sich, die vorgeschlagenen Zahlungen zumindest einer visuellen Kontrolle zu unterziehen. Kontrollieren Sie insbesondere den Bereich Skonto, ob alle Optionen beim generieren des Zahlungsvorschlages wie gewünscht eingestellt waren. Verwenden Sie hierzu bitte einfach den Bericht „Protokoll“ im Menü SEPA.
Diese Ausgabe ist auch später beim Verbuchen der Bankauszüge sehr dienliche. Bewahren Sie den Ausdruck deshalb am besten auf.
3. AVIS-Meldungen
Sofern mehr als ein Posten bezahlt werden soll und Sammler aktiv ist, müssen Sie dem Kreditor Ihre Überweisung ankündigen. Er kann aufgrund seines Kontoauszuges nicht zweifelsfrei feststellen, welche Posten Sie insbesondere unter dem Aspekt des Skontoabzuges bezahlen. Sie finden den Bericht „AVIS“ im Menü SEPA.
Hierfür gibt es in der Versandwegesteuerung extra ein E-Mail-Ziel AVIS. Dort können Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegen, an welche die AVIS-Meldung beim Drucken versendet werden soll.
Bei nur einem einzelnen Posten können Sie auf die AVIS-Meldung verzichten. Die Angaben auf dem Kontoauszug des Kreditors sind hinreichend, damit dieser den Posten identifizieren kann.
4. SEPA-Datei generieren
Über das Menü SEPA | ÜBERWEISUNG/LASTSCHRIFT PER ONLINE-BANKING erreichen sie den Bericht „SEPA-Überweisungen in Zahlungsverkehrsprogramm übergeben“.
Wenn Sie in Ihren Firmendaten mehrere Banken angegeben haben, so können Sie nun eine der Banken auswählen, von welcher die Zahlungen überweisen werden sollen.
Nach dem Start der Auswertung erhalten Sie die Dateien
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SEPA00001.XML
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Ihre SEPA-Datei mit Überweisungen
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SEPA00001-bgz.txt
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Begleitzettel, wenn Sie die SEPA-Datei direkt übertragen wollen
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Der Zielordner ist in der Regel das Laufwerk I:\. Einzelne Installationen können jedoch davon abweichen.
5. Einlesung im Bankprogramm
Nun bleibt Ihnen nur noch als Aufgabe, diese SEPA-XML-Datei in Ihrem Bankenprogramm zu importieren und die Überweisungen auszuführen. Konsultieren Sie hierzu bitte das Handbuch Ihres bevorzugten Bankenprogrammes.
