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5.2.2.4.2. Abbuchung bei / Zahlung von Debitoren

Fällige, offene Posten können durch ISEntial zur Abbuchung/Zahlung vorgeschlagen werden. In dem Bereich ALLGEMEINES | STAPELVERARBEIT. | CLEARING | DEBITOREN  finden Sie die Stapelverarbeitung "Automatisch Lastschriften erstellen". Diese Stapelverarbeitung berücksichtigt folgende offene Debitorenposten:
 
-     Rechnungen
-     Gutschriften
-     Zahlungen (Vorauszahlungen, Überzahlungen, etc.)
 
Beachtet werden nur Debitoren mit dem gesetzten Merkmal Einziehungscode.
 
Beachtet werden nur fällige Posten, deren Merkmal Abwarten nicht gesetzt ist.
 
Es können auch noch nicht fällige Posten aufgenommen werden, deren Skontodatum es in Verbindung mit dem Zahlungsdatum erlaubt, Skonto abzuziehen. Darüber hinaus können auch alle skontofähigen Posten berücksichtigt werden, selbst wenn deren Skontodatum bereits ablief.
 
Übersteigt dabei die Summe der Verbindlichkeiten aus Gutschriften und Zahlungen die Summe der Forderungen aus Rechnungen, wird abhängig von der Einstellung der Workheuristic 2/4 trotzdem abgebucht, indem die überschüssigen Gutschriften und Zahlungen entfernt werden oder aber der Debitor gar nicht in dem Lastschriftlauf aufgenommen wird.
 
Debitorenposten, welche bereits in einer anderen Abbuchungskladde aufgenommen wurden, werden nicht ein weiteres Mal zur Abbuchung vorgeschlagen, um Doppelabbuchungen zu vermeiden.
 
Sie können sich nun an folgendem Ablauf orientieren:
 
1.     Automatisch Lastschriften erstellen
 
Sie müssen als Ziel für den Abbuchungsvorschlag eine Abbuchungskladde angeben. Diese Kladde darf noch keine Zeilen enthalten. Die Auswahl mit der Taste F6 im Feld Buchungskladdenname erleichtert Ihnen die Auswahl, indem die Anzahl der in der jeweiligen Kladde enthaltenen Zeilen angezeigt wird. Nur Kladden mit 0 Zeilen sind auszuwählen.
 
Standard werden nur Debitorenposten, welche mit einer Zahlungsbedingung mit dem Merkmal Abbuchung = „Ja“ erstellt wurden, zur Abbuchung vorgeschlagen. Sollten Sie trotzdem alle Posten wünschen, muss die Option abgewählt werden.
 
2.     Kontrolle der Abbuchungen
 
Es empfiehlt sich, die vorgeschlagenen Abbuchungen zumindest einer visuellen Kontrolle zu unterziehen. Kontrollieren Sie insbesondere den Bereich Skonto, ob alle Optionen beim generieren des Abbuchungsvorschlages wie gewünscht eingestellt waren. Verwenden Sie hierzu bitte einfach den Bericht „Protokoll“ im Menü SEPA.
 
Diese Ausgabe ist auch später beim Verbuchen der Bankauszüge sehr dienliche. Bewahren Sie den Ausdruck deshalb am besten auf.
 
3.     AVIS-Meldungen
 
Sofern mehr als ein Posten abgebucht werden soll und Sammler aktiv ist, müssen Sie dem Debitor Ihre Abbuchung ankündigen. Er kann aufgrund seines Kontoauszuges nicht zweifelsfrei feststellen, welche Posten Sie insbesondere unter dem Aspekt des Skontoabzuges abbuchen. Sie finden den Bericht „AVIS“ im Menü SEPA.
 
Hierfür gibt es in der Versandwegesteuerung extra ein E-Mail-Ziel AVIS. Dort können Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegen, an welche die AVIS-Meldung beim Drucken versendet werden soll.
 
Bei nur einem einzelnen Posten können Sie auf die AVIS-Meldung verzichten, sofern Sie dies mit Ihrem Geschäftspartner zuvor schriftlich vereinbart haben. Die Angaben auf dem Kontoauszug des Debitors sind hinreichend, damit dieser den Posten identifizieren kann.
 
Sie könnten auch prinzipiell alle Debitoren auf Einzelbucher umstellen und die ev. höheren Bankgebühren in Kauf nehmen. Auf Ihren Verkaufsrechnungen mit einer Abbuchungs-Zahlungsbedingung geben Sie an, dass der Betrag abgebucht werden wird und keine extra AVIS mehr erfolgen wird. Bei dem genauen und rechtlich verbindenden Wortlaut hilft Ihnen sicher Ihr Steuerberater oder Ihr Rechtsanwalt weiter.
 
4.     SEPA-Datei generieren
 
Über das Menü SEPA | ÜBERWEISUNG/LASTSCHRIFT PER ONLINE-BANKING erreichen sie den Bericht „SEPA-Lastschriften in Zahlungsverkehrsprogramm übergeben“.
 
Wenn Sie in Ihren Firmendaten mehrere Banken angegeben haben, so können Sie nun eine der Banken auswählen, auf welche die Abbuchungen einbezahlt werden sollen.
 
Nach dem Start der Auswertung erhalten Sie bis zu drei Sätzen an Dateien, je nachdem welche unterschiedlichen Lastschrifttypen involviert sind:
 
 
Basis-Laschrift
 
SEPA00001-BL.XML
Ihre SEPA-Datei mit den Basis-Lastschriften
 
SEPA00001-BL-bgz.txt
Begleitzettel, wenn Sie die SEPA-Datei direkt übertragen wollen
 
 
 
 
 
Basis-Laschrift D1 (Verkürzte Vorlagefrist)
 
SEPA00001-BL1.XML
Ihre SEPA-Datei mit den Basis-D1-Lastschriften
 
SEPA00001-BL1-bgz.txt
Begleitzettel, wenn Sie die SEPA-Datei direkt übertragen wollen
 
 
 
 
 
Firmen-Laschrift
 
SEPA00001-FL.XML
Ihre SEPA-Datei mit den Firmen-Lastschriften
 
SEPA00001-FL-bgz.txt
Begleitzettel, wenn Sie die SEPA-Datei direkt übertragen wollen
 
Der Zielordner ist in der Regel das Laufwerk I:\. Einzelne Installationen können jedoch davon abweichen.
 
5.     Einlesung im Bankprogramm
 
Nun bleibt Ihnen nur noch als Aufgabe, diese SEPA-XML-Datei in Ihrem Bankenprogramm zu importieren und die Lastschriften auszuführen. Konsultieren Sie hierzu bitte das Handbuch Ihres bevorzugten Bankenprogrammes.