Um fehlerfreie SEPA-Dateien zu erstellen, müssen auch die Daten bei den Debitoren und Kreditoren sowie den Firmendaten richtig und vollständig eingestellt sein.
Für alle 3 Bereiche sind nachfolgende Felder gemein. Sie werden in der Bankkartei gepflegt.
Kontoinhaber
Der Name des Kontoinhabers, wie bei dessen Bank hinterlegt.
Wenn dieses Feld leer ist, werden die entsprechenden Werte der Felder Name + Name2 verwendet. Dies kann insbesondere bei Lastschriften zur Ablehnung der Transaktion führen, wenn die Kombination aus Name + Name2 nicht dem Namen des bei der Bank bekannten Kontoinhabers entspricht.
Bank
Der Name der kontoführenden Bank.
Ist die alte BLZ noch bekannt, kann durch Eingabe dieser BLZ in der Bankenkartei dieser Name automatisch aus der Bankleitzahlendatei der Deutschen Bundesbank ermittelt werden.
BIC
Bank Identifier Code.
Insbesondere für SEPA-Auslandszahlungen ist dieser Code noch bis zum 31.01.2016 verpflichtend anzugeben. Bei Inlandszahlungen seit dem 01.02.2014 keine Pflichtangabe mehr und kann deshalb weg gelassen werden.
IBAN
International Bank Account Number.
Pflichtangabe
Nachfolgende Felder sind für den Kreditor relevant.
Transaktionen
Mögliche Werte: Sammelbuchung, Einzelbuchung
Bei Sammelbuchung werden alle zu begleichenden Posten zu einer Transaktion zusammengefasst. Bei Einzelbuchung erstellt ISEntial automatisch für jeden Posten einen eigenen Sammler.
Zahlungsform
Mögliche Werte: Bank, Abbuchung, Kasse, Nachnahme, Scheck oder leer
Bevorzugte Zahlmethode des Kreditors. Um in den Stapellauf „Kreditor – Automatische Zahlungen erstellen“ aufgenommen zu werden, muss „Bank“ eingetragen werden.
Priorität
Über die Priorität können Sie steuern, welche Kreditoren bei einem Zahlungslauf zuerst bedient werden sollen. Beim Zahlungslauf können Sie dann diese Priorität berücksichtigen.
Gläubiger-ID
Mandatsreferenz
Mandatsdatum
Bei bevorzugter Zahlungsform „Abbuchung“ können in diese Felder die Gläubiger-ID des Kreditors, seine uns erteilte Mandatsreferenz mit Erteilungsdatum zu Informationszwecken gespeichert werden.
Diese Felder haben sonst keinerlei weitere Bedeutung.
Nachfolgende Felder sind für den Debitor relevant.
Transaktionen
Mögliche Werte: Sammelbuchung, Einzelbuchung
Bei Sammelbuchung werden alle zu begleichenden Posten zu einer Transaktion zusammengefasst. Bei Einzelbuchung erstellt ISEntial automatisch für jeden Posten einen eigenen Sammler.
Zahlungsform
Mögliche Werte: Bank oder leer
Bevorzugte Zahlmethode des Debitors. Hat keine weitere Bedeutung mehr und kann ignoriert werden.
Einziehungscode
Mögliche Werte: Basis-Lastschrift, Basis-Lastschrift D1, Firmen-Lastschrift oder leer
Um in den Stapellauf „Debitor – Automatische Lastschriften erstellen“ aufgenommen zu werden, muss einer der Werte eingetragen sein.
Lastschriftart
Mögliche Werte: OOFF,FRST,RCUR,FNAL
OOFF für ein einmaliges Lastschriftmandat
FRST für die erste Abbuchung innerhalb eines widerkehrenden Mandats
RCUR für die widerkehrenden Abbuchungen
RNAL für die letzte Abbuchung innerhalb eines widerkehrenden Mandats
In ISEntial kann eine Funktion gestartet werden, die alle in einer Kladde enthaltenen Debitoren mit Merkmal FRST nach der ersten Abbuchung auf RCUR setzt.
Mandatsreferenz
Die unserem Kunden mitgeteilte Mandatsreferenz. Ist dieses Feld leer, wird als Mandatsreferenz automatisch die Debitornummer verwendet.
Mandatsdatum
Datum der Erteilung des Lastschrift-Mandats.
Pflichtangabe.
Zuletzt müssen noch die SEPA-Länder in der Länderkartei gepflegt werden. Wir aktualisieren zwar laufend diese Daten und Sie müssen im Normalfall hier keine Eintragungen vornehmen. Es kann dabei jedoch zu zeitlichen Überschneidungen kommen. Im Bedarfsfall dürfen Sie hier natürlich selbst Änderungen eintragen. Wichtig für SEPA sind dabei zwei Felder:
SEPA-Teilnehmer
Mögliche Werte: Ja, Nein und leer
Nur Debitoren und Kreditoren, welche aus der Ländergruppe mit dem Merkmal SEPA-Teilnehmer = ‚Ja‘ kommen, werden in den automatischen Zahlungslauf aufgenommen.
IBAN-Länge
Die erwartete Länge der IBAN-Nummer. Wird zur (einfachen) Prüfung bei der Eingabe einer IBAN-Nummer herangezogen. Bleibt dieses Feld leer, so erfolgt einfach keine Überprüfung der Länge.
