5.2.2.1. Beschreibung der SEPA-Regeln und Einschränkungen
Im Grundsatz handelt es sich bei SEPA um eine im XML-Format geschriebene Datei. Die Inhalte ähneln der früher verwendeten Datenträgeraustausch (DTAUS)-Datei für Inlandszahlungen. Der große Vorteil von SEPA ist nun, dass man Transaktionen (Überweisungen an oder Abbuchungen von Geschäftspartnern) nahezu europaweit schnell und einfach tätigen kann. Aktuell sind noch nicht alle Länder in der Lage (und teilweise willens), den vollständigen Funktionsumfang von SEPA zu unterstützen und/oder wollen in Teilbereichen einen eigenen Weg gehen. Schon deshalb ist die Schnittstelle ständig im Fluss und wird laufend angepasst werden.
Die erste Einschränkung ist, dass alle Transaktionen in EUR abgehandelt werden. Andere Währungen sind momentan über den Auslandszahlungsverkehr abzuwickeln.
Eine kurze Beschreibung des Aufbaus der XML-Datei: In dieser XML-Datei befinden sich nun ein oder mehrere sogenannte Sammler. In diesen Sammlern wiederum befinden sich die einzelnen Transaktionen. Eine Transaktion kann aus einem oder mehreren offenen Posten (der ISEntial-Buchhaltung) bestehen.
Es ist wichtig zu wissen, dass unterschiedliche Transaktionen auf keinem Fall in demselben Sammler und manchmal sogar nicht in derselben XML-Datei verwendet werden dürfen. So können Überweisungen und Abbuchungen nicht in derselben XML-Datei übertragen werden. Auch Basis- und Firmen-Lastschriften zu mischen ist nicht erlaubt. ISEntial berücksichtigt dies automatisch, indem der XML-Datei für Basis-Lastschriften das Kürzel „-BL“, für Basis-Lastschriften mit verkürzter Vorlagefrist D-1 das Kürzel „-BL1“ und für Firmen-Lastschriften entsprechend „-FL“ angehängt wird. Alle drei Dateien werden dabei in einem gemeinsamen Lauf erstellt. Eine XML-Datei ohne eine dieser Kennung enthält demnach ausschließlich Überweisungen.
Ferner erstellt ISEntial für jede verwendete Lastschriftart (einmalige Lastschrift; erste, widerkehrende und finale Lastschrift) automatisch einen eigenen Sammler innerhalb der XML-Datei. Der Anwender muss hierbei lediglich nach Übertragung der XML-Datei zur Bank die „Erstlastschriftler“ auf „Widerkehrende Lastschrift“ setzen. Auch hierfür bietet ISEntial eine automatische Funktion an.
Pro Transaktion stehen nur noch 140 Zeichen (unstrukturiert) für einen Verwendungsweck zur Verfügung. Beim DTAUS-Verfahren waren dies noch 432 Zeichen, obwohl auch dort bereits vereinzelt Banken nicht mehr den maximal möglichen Wert akzeptiert hatten (die Deutsche Bank z.B. beschränkte sich auf 108 Zeichen). Schon deshalb erkennt man die Notwendigkeit einer sogenannten AVIS-Meldung, damit der Begünstigte (Zahlungsempfänger bei Überweisungen) oder der Bezogene (Zahlungspflichtiger bei Abbuchungen) die vorliegende Transaktion richtig seinen offenen Posten zuordnen kann. Insbesondere wenn noch Skonti bei der Zahlung/Abbuchung berücksichtigt, ist eine solche AVIS unumgänglich. Insbesondere bei Abbuchungen auch gesetzlich vorgeschrieben, sofern man nicht vorab mit seinem Geschäftspartner etwas anderes vertraglich vereinbart hat.
Nun sind wir auch schon bei der letzten Einschränkung angekommen, der eigentlichen Transaktion. Betrachten wir im einfachsten Fall eine XML-Datei für Überweisungen, bestehend aus mehreren Transaktionen, welche wiederum mehrere offene Posten der Lieferanten beinhalten.
Die Posten im Einzelnen
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Transaktion
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Lieferant
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Rechnung
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Rech.-betrag
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Transaktion
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Sammler
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1
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A
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1
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5.000,00
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1
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A
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2
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1.000,00
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6.000,00
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2
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B
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3
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1.200,00
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2
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B
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4
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100,00
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2
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B
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5
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7.300,00
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8.600,00
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14.600,00
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Was steht nach der Ausführung der Überweisungen auf den einzelnen Kontoauszügen der beteiligten?
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Lieferant A:
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6.000,00
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Verwendungszweck: AVIS 1
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Lieferant B:
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8.600,00
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Verwendungszweck: AVIS 2
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Unser Konto:
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14.600,00
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Verwendungszweck: Sammler vom (Datum der Übertragung)
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Natürlich ist die Angabe des Verwendungszwecks in ISEntial umfänglicher, aber es geht hierbei darum, das Prinzip zu verstehen. Die Kreditwirtschaft hat sich darauf festgelegt, das sogenannte BatchBooking zum Standard zu machen. Das bedeutet, dass die einzelnen Buchungen nicht mehr getrennt, sondern nur noch in einem Betrag auf dem Kontoauszug erscheinen.
Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass man für sich selbst ein Protokoll jeder Übertragung anfertigt und dem Geschäftspartner rechtzeitig eine AVIS zukommen lässt. ISEntial unterstützt Sie dabei vorbildlich.
Es gibt nun für den eigenen Kontoauszug eine Ausnahme. Auf Antrag bei Ihrer Bank können Sie auf das BatchBooking verzichten. Dann werden auf Ihrem Kontoauszug unserem Beispiel folgend zwei Buchungen erscheinen. Einmal die 6.000,00 EUR des Lieferanten A und die 8.600,00 EUR des Lieferanten B. Eine wirkliche Hilfe? Zudem wird das die Bank kaum kostenlos machen. Fragen Sie hierzu Ihren Bankberater.
Soviel zu den Grundlagen von SEPA und deren Auswirkungen auf unser tägliches Geschäft.
