Diese Zuordnung geschieht im Designer von ISEntial. Ihr Systemverwalter muss hierzu in den Bereich „Design|Ausgabe an“ wechseln. Nun müssen die gewünschten Berichte gefunden werden und der Spalte Archivierung die entsprechende Auswahl getroffen werden. In der Regel wird dies „Original“ sein, damit auch das Overlay des Geschäftspapiers mit archiviert wird.
Zusätzlich kann man in dieser Kartei in der Spalte Ausgabe an noch einen Dateinamen angeben, welcher dann bei der Namensvergabe der PDF-Datei Berücksichtigung findet. Bei geschickter Vergabe des Namens kann man später allein aufgrund dieses Namens ein Dokument im Archiv sehr schnell wiederfinden. Mögliche Platzhalter bei dieser Namensvergabe sind:
Damit würde bei der Definition für den Bericht der gebuchten Verkaufsrechnungen die Einstellung:
VK-Rechnung %NUMMER% - %IHRE_UNSERE_REF%
zum Beispiel folgenden Dateinamen ergeben (Nummer = 123456, Referenz = Die im Kopf eigetragene Referenz):
„VK-Rechnung 123456 – Die im Kopf eigetragene Referenz.pdf“
Wollten Sie nun jeden getätigten Ausdruck archivieren, so müssen Sie den Eintrag noch um einen Zeitstempel erweitern. Dies ist zum Beispiel beim Angebot oder Auftrag wichtig, um alle Zwischenschritte dokumentiert zu haben. Die entsprechende Einstellung sähe wie folgt aus:
VK-Auftrag %NUMMER% - %IHRE_UNSERE_REF% - {%}
Das Ergebnis wäre entsprechend:
„VK-Auftrag 123456 – Die im Kopf eigetragene Referenz - (2015-01-28 - 19.45.48.780000).pdf“
Diese Einstellungen sind jedoch so speziell, dass wir sie an dieser Stelle nur erwähnen wollen. Die Änderungen obliegen dem in diesem Bereich geschulten Personal und sollten nicht ohne den notwendigen Hintergrund durchgeführt werden.
